TEKNIK MEMIMPIN ORGANISASI

SEBUAH SHARE PENGALAMAN
oleh: J. SUJANTO
PARAPSYCHIC INDONESIA
Jika anda ingin berhasil memimpin organisasi, anda perlu
membaca isi tulisan ini dan melatihnya dalam praktek sehingga anda menjadi
pemimpin yang sungguh-sungguh didukung oleh masyarakat anggota organisasi anda
dan melancarkan tercapainya tujuan/sasaran organisasi anda, baik bidang
politik, sosial, usaha dagang dll.

Tulisan ini adalah saripati pengalaman pribadi maupun
pengalaman observasi berbagai kepengurusan bermacam-macam organisasi di
Jakarta, mulai dari organisasi RT/RW, Gerakan Mahasiswa Djakarta (GMD),
organisasi Paranormal, Politik, ORARI hingga organisasi sosial seperti Lions
Club dan berbagai perusahaan di Jakarta.

BAB I : FUNGSI ORGANISASI
Setiap organisasi senantiasa berfungsi sbb :
Menetapkan tujuan/sasaran yang ingin dicapai dalam waktu
yang telah ditentukan terlebih dahulu.

Berdasarkan tujuan/sasaran, ditetapkan bentuk organisasinya.
Menetapkan kriteria orang-orang yang akan ditetapkan/dipilih
untuk menduduki jabatan tertentu dalam organisasi Organisasi menjadi tempat untuk penggodokan calon pemimpin (leader selection/leidersselectie)

Organisasi menjadi ajang pertarungan wawasan dan gagasan,
sehingga memperoleh yang terbaik untuk jangka waktu tertentu.

Fungsi organisasi di atas sebaiknya dimasukkan dalam
Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan Program Kerja organisasi yang
merangkum kesemua fungsi tsb.


Penjelasan Titik 1 bab 1

Sebuah org. (organisasi) apapun harus memilih sasaran/tujuan
yang jelas sebelum bergerak/bekerja.

Tujuan/sasaran itu ditetapkan dalam jangka waktu tertentu,
sehingga hasilnya dapat dievaluasi setelah beberapa tahun berjalan. Perubahan
sasaran bisa terjadi dalam arti perubahan taktik maupun perubahan strategi
untuk mencapainya, tergantung dari keadaan yang bisa saja terjadi secara
mendadak, di luar hasil antisipasi. Bahkan perubahan sasaran secara
menyeluruhpun masih dapat terjadi!


Penjelasan Titik 2 bab 1

Bentuk organisasi harus menyesuaikan diri dengan
tujuan/sasaran yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Bentuk ini tidak
hanya disesuaikan dengan dengan perundang-undangan yang berlaku, tetapi juga
berkaitan dengan ‘ruang gerak’ yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.


Penjelasan Titik 3 bab 1

Setelah memiliki konsep yang jelas mengenai tujuan dan
bentuk organisasi, anda perlu menetapkan kriteria calon pejabat yang akan
memimpin gerak langkah organisasi.

Secara garis besar ada 4 tipe pemimpin yang berdasarkan pada
:

1. Kharisma 2. Formalitas 3. Tradisi 4. Profesionalisme


* Ciri-ciri pemimpin berdasarkan kharisma adalah :
berwibawa, disegani (bukan ditakuti !), mudah dipercaya, pandai mudah bergaul
dll. Pada prinsipnya menyenangkan banyak orang dan punya prinsip yang jelas.


* Pemimpin berdasarkan formalitas adalah pemimpin yang
ditaati karena jabatannya. Bisa saja pejabat dari organisasi apapun ditaati,
tetapi sesungguhnya belum tentu diterima oleh ‘hati’ yang terdalam.


* Pemimpin berdasarkan tradisi biasanya tumbuh dari proses
kebudayaan, seperti pastor, pendeta, pimpinan pesantren dll.


* Sesuai perkembangan jaman, maka dapat saya tambahkan tipe
pemimpin yang berdasarkan profesionalisme, yang ditaati karena profesi yang
diperolehnya dari dunia pendidikan formal maupun dari pengalaman hidupnya
(autodidactic/ berpengalaman).


Di dalam kehidupan bermasyarakat kita jumpai pemimpin yang
memiliki berbagai “campuran tipe pemimpin”. Ada yang memang memiliki kharisma tetapi juga
menduduki jabatan tinggi (formal).

Ada
pula yang sesungguhnya tidak disukai (tanpa karisma), tetapi ditaati karena
jabatannya.

Berdasarkan perkembangan jaman, maka tipe pemimpin yang
paling ideal adalah yang memiliki KHARISMA dan PROFESIONALISME serta jujur
terhadap dirinya sendiri dan jujur kepada seluruh anggota organisasinya !


Penjelasan Titik 4 bab 1

Organisasi yang berjalan dengan baik adalah tempat orang
yang berbakat memimpin diberi kesempatan untuk mengembangkan dirinya sehingga
menjadi pemimpin masa depan. Dengan kata lain, setiap organisasi yang baik
menciptakan suasana untuk membentuk kader pimpinan masa depan organisasinya.

Berabagai cara untuk memilih calon pimpinan dapat dilakukan,
seperti dengan memberi kesempatan untuk melakukan hal-hal kecil di tingkat yang
lebih rendah, kemudian diberi kesempatan untuk yang lebih luas dan lebih kompleks.
“Aturan main” harus dipegang teguh dalam rangka pembentukan kader
pemimpin. Jangan mengadakan ‘dropping’ jika ingin memperoleh pimpinan sejati.


Penjelasan titik 5 Bab I

Dalam organisasi yang baik, suasana keterbukaan/demokratis
harus diciptakan, dimana setiap anggota/bawahan dapat menyampaikan
wawasan/gagasan.

Caranyapun dapat mengambil berbagai bentuk seperti tatap
muka, kotak pos, atau pembentukan “think-tank” untuk menggodok
berbagai wawasan/gagasan. Ciptakan suasana “berani bicara” dalam
suatu rapat atau munas sekalipun. Dapat juga dalam bentuk questionnaire.
Hal-hal tersebut sangat bermanfaat karena sesungguhnya merupakan masukan dari
bawah yang mungkin dapat dipergunakan untuk menyusun kebijaksanaan (policy)
yang lebih efektif untuk mencapai tujuan. Tetapi hal tersebut tidaklah berarti
bahwa seseorang/sekelompok orang yang menduduki jabatan pimpinan tidak boleh
membuat program kerja sebelum mendapat masukan dari anggota/bawahannya. Bisa
saja disusun segala hal yang mencakup sebuah organisasi terlebih dahulu, karena
bisa saja pimpinan secara intuitif merasakan kebutuhan organisasi dan
anggota/bawahannya.



BAB II MENCIPTAKAN KEBERSAMAAN


Organisasi yang berhasil adalah yang dapat menciptakan rasa
kebersamaan (sense of belonging) dari semua orang yang tergabung dalam
organisasinya. Mulai dari pimpinan sampai ke semua orang di berbagai
divisi/departemen. Bukankah hasil organisasi adalah hasil kerja semua tim ?

Oleh karena itulah, menciptakan rasa kebersamaan itu
penting. Bagaimana caranya? Hal itu bisa didahului dengan pencegahan perpecahan
yang menghapuskan/menipiskan rasa kebersamaan. Untuk mencegah hal itu
diperlukan adanya:

Pimpinan yang lentur (fleksibel) tetapi tegas pada saat
ketegasan diperlukan.

Pembagian kerja (job description) yang jelas sejak awal,
tanpa menghilangkan keterbukaan untuk berkreasi.

Program kerja yang jelas tetapi lentur/fleksibel terhadap
perkembangan yang membawa perubahan.

Setiap Pimpinan Bagian/Divisi/Departemen dsb memberi
perhatian yang manusiawi kepada bawahannya.

Penjelasan :


Titik 1

Seorang pemimpin yang berhasil harus memilki dua sifat
sekaligus, yaitu kualitas sebagai DIPLOMAT dan JENDRAL, yang keduanya dapat
dipelajari, dilatih dan dikembangkan oleh siapa saja (Baca tulisan saya tentang
“Memimpin Rapat” dan “Teknik Berunding”).

Sifat Diplomat dilaksanakan pada saat-saat tidak diperlukan
ketegasan dan sifat Jendral dipergunakan pada saat memang harus tegas dan tidak
bisa lain.


Titik 2

Pembagian kerja yang jelas sejak awal tanpa menghilangkan
kebebasan berpendapat adalah sangat penting untuk menjaga keutuhan
bawahan/anggota sebuah organisasi apapun juga.

Setiap divisi sejak awal sudah diberikan secara tertulis
perihal tugas, wewenang, dan kepada siapa dia harus bertanggung jawab. Usahakan
jangan sampai ada yang tumpah tindih (overlapping) mengenai hal tersebut demi
mencegah keruwetan di lapangan dan mengevaluasi hasilnya serta memberi
penghargaan kepada orang-orang yang memimpin setiap bagian. Sekalipun sudah
ditetapkan bagiannya masing-masing, orang/pejabat boleh ikut menyumbangkan
wawasan/gagasannya untuk perbaikan bagian lainnya. Hal ini juga penting bagi
Pipmpinan Eselon tertinggi untuk mengadakan mutasi jabatan sesuai dengan
gagasan/wawasan orang tersebut di kemudian hari (untuk memilih “the right
man on the right place”), lihat Bab tentang “Memimpin Rapat dan
Teknik Berunding”.


Titik 3

Dalam era globalisasi, sebuah program kerja perlu didukung
oleh fleksibilitas, sehingga jika muncul perubahan yang besar (akibat derasnya
arus globalisasi), program kerja itu dapat disesuaikan dengan perkembangan.
Salah satu caranya adalah dengan mempersiapkan berbagai alternatif. Jika
terjadi perubahan mendadak, alternatif itu dapat dijalankan.

Program kerja itu harus tegas sejak awal, sebagai target
yang ingin dicapai. Dan penyusunan program kerja harus memperhatikan potensi
yang ada dalam pelaksanaannya. Potensi yang perlu diperhitungkan adalah :
Sumber daya manusia yang sesuai untuk setiap jabatan dan dana yang cukup untuk
jangka waktu sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai, baik dari sumber sendiri
maupun dari pihak luar. Selain itu juga diperlukan persiapan lokasi tempat or
itu, serta peralatan yang cukup untuk memulai pelaksanaan program kerja.


Titik 4

Pimpinan tertinggi beserta semua Pimpinan bagian harus
memberi perhatian yang manusiawi kepada bawahannya untuk menciptakan
kebersamaan dan menjaga keutuhan tim. Yang harus diciptakan/diusahakan bukanlah
hanya “industrial relation” atau hanya “organizational
relation”, tetapi juga yang sangat penting adalah “human relation”.

Dalam prakteknya hubungan manusiawi itu mengambil bentuk
(sebagai contoh) : pertemuan (tiga) bulanan dengan acara a.l. : pimpinan
menanyakan keluhan bawahan/anggotanya yang bersifat pribadi, kebutuhan keluarga
dipenuhi jika or memang mampu untuk membantu ( di bidang kesehatan dan
pendidikan); setiap tutup tahun diadakan semacam “Family Day” seperti
tradisi Lions Club. Juga memberikan penghargaan merupakan tradisi yang baik
untuk menjaga kebersamaan, asalkan memenuhi kriteria untuk mendapat penghargaan
(merit system). Jangan sembarang memberi penghargaan karena akibatnya dapat
ditertawakan orang banyak dan dapat menimbulkan iri hati atau cemohan yang
tidak perlu terjadi, yang akhirnya dapat menimbulkan perpecahan.



BAB III MEMIMPIN RAPAT


Sebelum anda memimpin rapat, perlu disiapkan adanya:

Agenda rapat yang jelas;

Hari, tempat dan jam rapat;

Undangan rapat dua minggu sebelumnya (minimal satu minggu
sebelumnya);

Persiapan ruangan dan tempat duduk yang baik/santai serta
konsumsi yang cukup;

Sound system yang baik.

Persiapan memimpin rapat :

Mengadakan checking dan rechecking 5 (A s/d E di atas)

Menguasai masalah agenda rapat

Menguasai kebiasaan-kebiasaan rapat (AD dan ART or).

Menguasai teknik memimpin rapat.

PENJELASAN


Titik I

sudah cukup jelas.


Titik 2

Menguasai agenda rapat berarti anda menguasai segala aspek
permasalahan materi rapat. Apa yang ingin dicapai? Apakah ada faktor penghambat
atau ada juga faktor yang menguntungkan? Mana cara yang paling efektif untuk
mencapai tujuan , mengatasi masalah ? Siapa saja yang perlu diminta untuk
membahas materi rapat, sebelum pimpinan rapat membuka kesempatan untuk yang
hadir guna melontarkan gagasannya masing-masing ?

Pertanyaan-pertanyaan semacam itu sebaiknya dikuasai
pemimpin rapat sebelumnya. Dengan kata lain, pemimpin rapat perlu
mengantisipasi kemungkinan yang akan terjadi di dalam rapat yang sebenarnya


Titik 3

Menguasai kebiasaan rapat sesungguhnya bermuara pada
penguasaan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga organisasi.

Disamping itu, diperlukan penguasaan teknik rapat serta
peraturan dalam sebuah rapat. Hal ini akan kelihatan jelas pada waktu kita
membicarakan “Teknik Memimpin Rapat”.


Titik 4

Hasil rapat dapat memperkuat atau memperlemah organisasi.
Oleh karena itu, kita berusaha agar rapat dapat berhasil baik, dengan cara
menguasai teknik memimpin rapat yang baik pula sbb :

Untuk mempermudah para pembaca tulisan ini, saya buatkan
skenario rapat sbb:

Saya mengadakan checking apakah undangan dan persiapan rapat
seperti A s/d E sudah siap betul.

Sekalipun saya sudah mempelajari materi agenda rapat, saya
masih mengulang sekali lagi untuk meneliti materinya serta kemungkinan reaksi
dari hadirin. Mungkin saya sudah mengetahui lebih dulu siap yang pro dan yang
kontra, sehingga saya dapat mempersiapkan taktik dan strategi rapat. Mengenai
hal ini, bacalah mengenai Teknik Berunding, karena sangat mirip.

Saya ketahui dari AD dan ART, hak-hak para hadirin yang
terdiri dari Anggota Kehormatan, Anggota Luar Biasa dan Anggota Biasa atau
Dewan Komisaris. Dewan Direksi maupun Pemegang Saham Prioritas dan Pemegang
Saham Biasa serta para pejabat Eselon yang lebih rendah jika mereka diundang
untuk ikut rapat. Saya mengetahui anggota yang punya hak bicara dan hak pilih
serta yang hanya mempunyai hak bicara saja, tetapi tidak memiliki hak untuk
memilih dan dipilih.

Pada waktu pembukaan rapat, saya akan menyampaikan:

Membuka rapat dengan resmi dan terima kasih kepada semua
hadirin atas kehadirannya

Membacakan materi agenda rapat dan tata tertib rapat

Menjelaskan apa yang ingin dicapai, yang merupakan hambatan
dan yang ingin dijadikan faktor penentu. Semua hal itu untuk kebaikan
organisasi dan kebaikan anggota/bawahan. Hal ini sangat perlu guna mengarahkan
pembicaraan selanjutnya dalam rapat.

Saya katakan bahwa pembahasan materi ini terdiri dari 2 sesi
atau “floor” dan mempersilahkan para hadirin untuk mendaftarkan diri
bagi yang ingin menyampaikan pendapat pada floor pertama. Kemudian satu per
satu dipersilahkan berbicara. Nah, pimpinan rapat harus jeli/tajam mendengarkan
pendapat pembicara yang ‘menguntungkan’, maka saya sebagai pimpinan rapat akan
mengatakan: “Ya, itu betul, memang sepatutnya begitu”. Jika
pendapatnya ‘merugikan’ maka saya akan katakan “Ya, pendapat saudara
memang patut dikemukakan sebagai bahan perbandingan dengan pendapat hadirin
lainnya. Mungkin bisa lebih disempurnakan”. Pokoknya pendapat yang
menguntungkan saya katakan ‘baik’ dan yang merugikan saya arahkan ‘mengambang’.
Toh nanti ada pendapat lainnya.

Saya sebagai pimpinan rapat akan membuat resume dari semua
pendapat dalam floor pertama dengan cara merumuskannya mengarah pada keinginan
saya mencapai sasaran materi yang disidangkan. Lalu saya akan menanyakan floor,
apakah masih diperlukan floor kedua . Kalau dikehendaki, saya lanjutkan dengan
membuka kesempatan untuk para hadirin dengan mendahulukan yang belum kebagian
bicara dalam floor pertama, dengan alasan kemungkinan ada ide-ide lain yang
belum dinyatakan dalam rapat. Setelah selesai, semua pembicara dalam floor ke
dua, saya membuat resume lagi. Kemudian saya ‘tawarkan’ untuk disetujui secara
aklamasi (kalau menguntungkan). Jika floor tidak menyetujui dengan cara
aklamasi, maka diadakan voting. Kemudian saya merumuskan rancangan keputusan
sidang, untuk kemudian disahkan menjadi keputusan rapat.

Di dalam sebuah rapat akan kita temui berbagai macam tipe
manusia sbb:

Yang punya gagasan, tetapi tidak berani menyampaikannya di
dalam rapat.

Yang punya gagasan dan berani menyampaikannya. Kategori ini
dapat dibagi lagi menjadi :

a. yang selalu menentang pendapat orang lain;

b. yang realistik sehingga dapat menerima pendapat orang
lain asal lebih baik dari pendapatnya;

c. yang menonjolkan dirinya tanpa menguasai materi yang
sedang dibahas;

d. yang diam saja sekalipun punya gagasan; hanya disampaikan
di luar sidang (ump. waktu istirahat).

Kalau sidang istirahat dan belum mengambil keputusan , maka
saya akan menghubungi tipe2 d tsb. (ump. saudara A). Jika ada gagasan yang
menguntungkan dari orang tersebut, maka dalam kelanjutan sidang akan saya katakan
“Saudara A mempunyai gagasan sbb:…. Dan gagasan itu sekarang saya
sampaikan kepada floor untuk menjadi bahan pengambil keputusan kita
bersama”.


Demikian juga jawaban/komentar saya terhadap pendapat tipe 2
c.


Menghadapi orang yang biasanya suka menentang, sebagai
pimpinan rapat, saya akan mengatakan : “Pendapat anda saya serahkan kepada
floor untuk dibahas atau tidak dibahas lebih lanjut”. Dengan kalimat
semacam itu, sesungguhnya saya mengarahkan floor untuk tidak membahas lebih
lanjut.


Hal-hal mengenai rapat ini sangat berkaitan dengan
“Teknik Berunding”. Oleh karena itu saya menganjurkan Anda
mempelajari dan mempraktekkan “Teknik Berunding” di tulisan saya
berikutnya.



Jakarta
12 April 1985


J. SUJANTO